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VERANSTALTUNGSPLANUNG

Ihre praktisch veranlagte Eventagentur

Veranstaltungsplanung mit der Sivex GmbH

Bei der Veranstaltungsplanung ist viel Kreativität gefragt, aber nicht nur. Bei der Sivex GmbH legen wir Wert darauf, dass die Ideen auch umsetzbar sind und zwar im Rahmen des Budgets. So vermeiden sie, dass die planende Agentur und die umsetzenden Firmen aneinander vorbei arbeiten. Gerne setzen wir zusammen mit Ihnen die Ziele Ihrer Veranstaltung professionell um. In unserer Checkliste zur Veranstaltungsplanung finden Sie die wichtigsten Tipps, die Sie bei der Planung Ihres Events beachten sollten.

Checkliste für die Veranstaltungsplanung

 

1. Am Anfang muss das Ziel der Veranstaltung definiert werden. Bei Firmenevents wird dieses oft vom Marketing vorgegeben. So soll die Marke bekannter gemacht werde, ein neues Produkt der Öffentlichkeit vorgestellt werden, oder eine Markenbotschaft vermittelt werden. Aber auch für eine Privatveranstaltung kann man sich Gedanken machen, was man bei den Gästen erreichen möchte.

2. Die Geschichte zur Veranstaltung erstellen. Natürlich kann man einfach einen Ablauf erstellen. Da heisst es dann 1. Punkt Apéro, 2. Punkt Essen, 3. Punkt Zauberer usw. Wir empfehlen aber den Gast mit einem roten Faden durch die Veranstaltung zu führen. Dazu eignet sich vielleicht ein Motto für einen Geburtstag es können aber auch z.B. die verschiedenen Lebensstationen des Feiernden die Geschichte schreiben.

3. Das Zielpublikum bestimmen. Nun geht es darum zu entscheiden, wer mit der Veranstaltung angesprochen werden soll. Werden die Gäste persönlich eingeladen und müssen sie sich anmelden oder ist die Veranstaltung öffentlich. Aufgrund dieser Entscheidungen lässt sich eine erste Prognose über die Anzahl der Teilnehmer und deren Anreise lässt sich der nächste Punkt planen.

4. Die Location: Diese soll sich nun optimal an den vorhergehenden Punkten orientieren. Erreichbarkeit, Platzverhältnisse und vorhandene Infrastruktur sind dabei genauso wichtig, wie die zur Geschichte passende Einrichtung und Gestaltung. Folgende Punkte sollten zudem berücksichtigt werden:

  • Heizung

  • Stromversorgung

  • Maximalbelegung

  • Verkehrserschliessung (ÖV / Parkplätze)

  • Barrierefreiheit

  • Nachbarschaft

  • Kosten (Achtung vor versteckten Kosten wie Zapfengeld)

  • Ambiente

5. Ist die Location definiert, muss ein passendes Datum für die Veranstaltung gesucht werden. Natürlich kann dies auch vorher geschehen, dann ist aber die Locationsuche natürlich eingeschränkt, da diese am Wunschdatum eventuell nicht mehr verfügbar ist. Daneben sollte bei der Datumswahl Rücksicht auf konkurrierende Veranstaltungen genommen werden und ein Abgleich mit dem örtlichen Ferienkalender stattfinden.

6. Nun geht es an die Erstellung des Budgets. Dazu werden erste Offerten von Anbietern eingeholt, oder ein All-in-one Anbieter wie die Sivex GmbH um Kostenvoranschlag gebeten. Es lohnt sich die gemachten Offerten gut zu vergleichen um z.B. zusätzliche Personalkosten oder optionale Positionen mit zu berechnen.

7. Als nächstes geht es daran Personal/Helfer einzuplanen. Empfang, Service, Küche, Techniker und Springer sind die wichtigsten Positionen. Wichtig ist dabei immer eine Reserve einzuplanen. Veranstaltungen sind immer auch mit Improvisation verbunden.